Entegre Tesis Yönetimi

Günümüzde kurumlar sağladığı bir çok avantajdan dolayı  ana faaliyet alanları dışındaki hizmet ve yönetim ihtiyaçlarını dış kaynak kullanımı ile sağlamaktadırlar, özellikle son yıllarda Ortak yaşam alanları, ofis ve konutlarda son yaşanan trendlerle, temizlik, güvenlik, yiyecek-içecek, bahçe bakım ve peyzaj, haşere kontrol ve teknik bakım hizmetlerini içeren entegre yönetim sistemi hizmetlerinin önemi gittikçe artmıştır.

Kurumlar bu hizmet ve yönetim ihtiyaçlarını karşılarken tek bir tedarikci ile çalışmayı arzulamaktadırlar. Bu nedenle son yıllarda entegre hizmet veren firmaların sayısı artmıştır. Sektörün büyümesi ve firmaların entegre hizmet veren yapılara dönüşmesi, firma büyüklüklerini artırmıştır. Zaten dağınık yapıda hizmet veren firmaların büyüklükleride artınca gerekli önlemler alınmaz ise farklı sorunlar ortaya çıkmaktadır.

Gerekli önlemler alınmadığı takdirde büyüme ile ortaya çıkabilecek sorunları şu şekilde sıralayabiliriz, kontrol kabiliyetinin azalması, maliyetlerin sağlıklı bir şekilde yapılamaması ve bunların sonucunda hizmet kalitesinin ve müşteri memnuniyetinin azalması. Özellikle rekabetin arttığı ve kar marjlarının azaldığı günümüzde bu sorunlara acil çözümler sağlamak kritik öneme sahiptir.

Yukarıda bahsedilen sorunların çözümünde bilgi teknoljilerini kullanmak kaçınılmazdır. Özellikle doğru bir yazılımla işletmelerin kazanımları şunlar olacaktır.

• Büyümeye açık modern bir altyapıya sahip olacaktır.
• Faaliyetler kişiye dayalı yapılanmadan sisteme dayalı yapılanmaya dönüşür.
• Hizmet Kalitenin artırılması sağlanır, Performans ve verimlilik analizleri yapılabilir.
• Hedef-Plan-Uygulama süreçleri çalışanlar seviyesinde uygulanabilir.
• Yöneticiler karar süreçlerinde etkili bir destek ve kontrol aracına kavuşacaktır.
istenildiği anda bilgiye erişme imkanı olacaktır

Entegre hizmet veren bir firma için aşağıdaki süreçlerin sorunsuz bir şekilde işletilmesi oldukça önemlidir.

• Personel Puantaj bilgilerinin sahadan zamanında sistematik ve doğru bir şekilde alınabiliyor olması.
• Aylık Maliyet analizlerinin doğru bir şekilde yapılıp, faturaların müşterilere doğru ve zamanında kesilip gönderilmesi.
• Satış departmanının müşteri ve satış fırsatı bazında çağrı, randevu ve teklif gibi tüm faaliyetlerinin takibi
• Müşterilerdeki, sarf ve kimyasal v.s. taleplerinin toplanması ve bu malzemelerin tedariklerinin sistematik bir şekilde yapılması
• Sahadaki demirbaşların yönetilmesi, bakım ve arıza takiplerinin yapılması
• Denetim süreçlerinin takip edilmesi
• Personel eğitimlerinin takibi
• Projelerin yıllık eğitim takviminin yapılması ve takibi
• Çalışanların performanslarının ölçülebilmesi için performans değerlendirme yapılması
• Çalışanların memnuniyet anketlerinin ve analizlerinin yapılması
• Müşteri memnuniyet anketlerinin ve analizlerinin yapılması
• Maliyet analizlerine göre hedef bütçelerin oluşturulması, hedef, revize ve gerçekleşen değelerin karşılaştırılması
• Alınan faturaların kontrolü ve muhasebeleştirilmesi
• Tedarikçi Değerlendirme
• Atama, Terfi, Oryantasyon, Maaş artışı, kariyer planlama gibi IK süreçlerinin takibi
• Personellere ait dokümanların (kimlik, ikametgah, sabıka kaydı, sağlık raporu, v.b.) takibi ve müşterilere internet üzerinden sunulması
• Çağrı Merkezine gelen çağrıların (şikayet, öneri, bilgi talebi, v.b.) kaydedilmesi, yönlendirilmesi, takibi, raporlanması

SENKRON olarak uzun yılların deneyimi ile bu sektörün ihtiyaçlarına odaklanan SFM yazılımını ürettik ve sektörün kullanımına sunduk. SENKRON SFM, Entegre yönetim hizmeti veren işletmelerin tüm süreçlerini takip edebilecekleri ve yönetebilecekleri bir kurumsal kaynak planlaması (ERP) programıdır.

Bu tür işletmelerin, çok lokasyonlu olmasından dolayı, bilgilerin toplanmasında, yayınlanmasında ve kuralların oluşturulmasında yeni teknolojilerin kullanılması zorunludur. Excel, e-posta, faks gibi araçlarla yapılan iletişim, işgücü ihtiyacını arttırdığı gibi kuralların işlemesi açısından da büyük zorluklar çıkarır. SFM Turkuaz, projeleri internet üzerinden merkeze bağlayarak, istenilen tüm süreçlerin takip edilmesini sağlar.